Come gestire i certificati e i documenti che hanno una scadenza all’interno della tua azienda.

Scriviamo a coloro i quali in azienda abbiano la responsabilità di gestire tutti i documenti e i certificati dei dipendenti che hanno una scadenza. La piattaforma di gestione scadenze che abbiamo creato serve in realtà anche a gestire le fatture per esempio od anche i documenti senza scadenza. Però nasce dall’esigenza di mettere ordine tra quei documenti che vanno rinnovati e i relativi corsi di formazione da organizzare.

L’esigenza nasce sul campo, un giorno in cui, una azienda di medie dimensioni, per cui di oltre 500 dipendenti, ci mostra come la gestione dei certificati dei dipendenti sia affidata ad un foglio excel, ben fatto e ben strutturato, ma che non ha automatismi tali da poter tenere tutto sotto controllo con avvisi in automatico. 

Ad ogni modo, la nostra piattaforma digitale permette di gestire le scadenze dei documenti aziendali e la loro archiviazione digitale, quali:

• Documentazione per la sicurezza sul lavoro e ambiente
• Certificazione
• Controlli
• Verifiche periodiche
• Corsi di formazione

Sia per le piccole che medie imprese è importante risparmiare tempo e costi.

Così come per le medie imprese, anche le piccole imprese, hanno difficoltà a gestire l’amministrazione dei documenti in scadenza e i relativi corsi di formazione ancor più quando l’impresa appunto è affidata al singolo imprenditore e ad un addetto all’amministrazione. Ripetiamo, anche le aziende strutturate spesso mancano di automatismi tali che consentano di evitare errori, inadempimenti e perdite di tempo (con molta carta stampata che, invece, si potrebbe risparmiare). 

Il momento della decisione.

Pensiamo al momento zero quando potreste decidere di acquistare una piattaforma web che gestisca questo processo in azienda. La nostra piattaforma a questo punto vi potrebbe convincere per due motivi: tutti i dati in vostro possesso vengono importati in un unico import ordinato senza trascrizioni o altri lunghi procedimenti. Inoltre, la piattaforma non entra in conflitto con i sistemi software preesistenti. Evidentemente, la piattaforma è “responsive”  e la ricerca dei dati e dei documenti è possibile sia per categoria documentale che per attributi generici.

Vediamo come è pensata.

La piattaforma gestisce le scadenze dei documenti aziendali suddividendoli per categoria di servizi. L’accesso alla piattaforma gestionale avviene mediante un username ed una password personalizzata per ciascun cliente/azienda, da qualsiasi dispositivo in real time.

Gli avvisi di scadenza vengono trasmessi in automatico dalla piattaforma mediante e-mail ai referenti aziendali in prossimità della scadenza di un documento, secondo le modalità pre-impostate. Per ogni sezione presente in piattaforma è possibile impostare dei filtri per semplificare le ricerche.

L’applicativo permette anche di fare esportazioni in excel in merito alla documentazione  scaduta e/o in scadenza.

Punti di forza e risoluzione di problemi della piattaforma digitale*.

• Riduzione del tempo dedicato alla gestione delle scadenze documentali
• Riduzione del rischio di non conformità
• Riduzione al minimo dei rischi di sanzioni amministrative per mancati o tardivi adempimenti

*La piattaforma di gestione documentale è stata concepita in conformità all’art.25 del GDPR secondo il Regolamento UE 2016/679 e viene ospitata su un server dedicato residente in Europa e sottoposto a tutti i requisiti di sicurezza stabiliti a livello comunitario. Oltre a questo, mettiamo a disposizione la consulenza di un Dpo dedicato.